【連載vol.4】現場とお客様をつなぐ「デジタル共有スペース」―Kintoneで実現する、ペーパーレスでスマートな建設プロジェクト

米沢市を中心に、地域の社会基盤やビジネス拠点を支える株式会社後藤組建築部です。

これまで、私たちが現場でどのようなチェックを行い、どのように報告しているかをご紹介してきました。しかし、膨大な資料や最新データを、メールで逐一やり取りするのは非効率です。そこで後藤組では、プロジェクトごとに「Kintoneゲストスペース」を設け、お客様や監理者様を招待する「デジタル共有プラットフォーム」を採用しています。

1. 「現場のすべて」が集まる中央ハブ

Kintoneゲストスペースは、プロジェクトの資料が一元管理された「現場の中央ハブ」です。ここには、これまでに紹介した資料が全て集約されています。

• 施工の透明性： 「工事週間報告書」「工事チェックリスト」
• 物流の可視化： Looker Studioで作成した「搬入・搬出予定表」へのリンク
• 進捗確認： 今日の作業予定がわかる「工事日報」
• 定例資料： 会議で使用する「定例打ち合わせ資料」
• 永年保存資料： 竣工後も必要となる設計図書や仕上げ表などの重要データ

これらが一つのスペースにまとまっているため、「あの資料、どのメールにあったかな？」と過去のやり取りを検索する必要はもうありません。

2. なぜ、あえて「共有スペース」を使うのか

私たちは、ほとんどの社内資料をKintoneアプリ上で作成しています。そのため、わざわざPDFに変換してメールで送信するよりも、「Kintoneのリンク」を直接共有する方が、双方にとって圧倒的に効率的だからです。

メールでの送付では、情報が更新されるたびに新しいファイルを送らなければなりません。しかし、ゲストスペースであれば、私たちがデータを更新した瞬間に、お客様も「最新の状態」を常に確認できます。タイムラグのない、極めて精度の高い情報共有が可能になります。

3. ペーパーレスで、スマートな定例会議

このゲストスペースは、現場の定例会議でも大活躍しています。お客様や監理者様がiPadやPCを持参されれば、会議室でプロジェクターに投影したり、各自の端末で同じ資料を見ながら議論を進めることが可能です。紙の資料を大量に印刷・配布する必要がなく、非常にスマートで環境にも優しい「ペーパーレス会議」を実現しています。私たちが目指すのは、デジタルツールを活用して業務の無駄を省き、「本質的な建築の品質向上や、お客様との対話」に時間を割くことです。ITを駆使して現場の風通しを良くし、お客様と共にプロジェクトを成功させる。それが後藤組建築部のスタイルです。

よくあるご質問（FAQ）

Q. セキュリティ面は大丈夫でしょうか？

A. Kintoneは強固なセキュリティ環境で守られており、ゲストスペースは招待された方のみがアクセスできる仕組みです。安心してご利用いただけます。

Q. 過去の資料を遡って確認することはできますか？

A. はい。ゲストスペースにはこれまでの全報告書や会議資料が蓄積されています。いつでも過去の経緯を確認できるため、安心してプロジェクトの推移を見守っていただけます。